近日辦公室出現一些事情都是跟客戶或廠商交涉有關,在此記錄。
1. 同事離職,當得知同事即將離職,勿將機密文件再傳遞給他,對外不要主動宣達他人離職的消息,這應由他本人、接任者或其主管宣達。
2. 電子郵件,現在辦公室重要文件溝通都是以電子郵件為主,內部溝通的文件不應於回覆客戶或廠商時,直接對外轉寄,應該另外寫一封新信件處理。
3. 郵件副本,對外回覆時,應把主管與相關同事放在副本名單中,老闆才知道你在幹甚麼,最新的訊息才能有效通告大家。被加的人為我方的人是沒問題,但是為客戶或廠商時,其名單應該由對方自己處理,莫過度熱心。
4. 傳遞資料,任何機密文件傳遞給客戶或廠商前,雙方應先簽署 NDA,完成程序後,最好再跟主管確認,那些東西可以給,那些不能給,再提供資料才不會出錯,另外有些事是時機的問題,以前可以給的資料,不代表現在還可以再給一次,最好再確認。
5. 完成日期,主管可以押完成日期給你,但下層不宜給主管押完成日期。
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