2012年3月3日 星期六

社區監委的戰術

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在社區管委會中,有四位委員最具影響力,分別是:主任委員、副主任委員、財務委員及監察委員,如果還有其他多數委員與你站在同一陣線那是最好不過。如果你是單打獨鬥,那在管委會上票決一定輸,有那些方法能夠以智取勝,以寡擊眾呢?

監委可以運用的戰術有,
財報扣章,如果有任何經費使用疑慮,就不要蓋章,甚至在財報上註記意見。
電子郵件,社區總幹事工作報告或是委員們之間的電子郵件,可以密件傳遞訊息給關心社區議題的住戶。
社區官網,比較現代的新社區,住戶使用電腦的比率比較高,我的社區約四分之一住戶上官網。
意見督導,監委可以是意見領袖之一,任何不合宜的事務,皆可在會議中提出糾正。


就以我的社區曾經發生過的事件,處理方式給大家參考:


一、社區官網建立
社區管委會委員們,雖然都有上網也有電子郵件,但是成員年齡五十歲以上者占三分之一,不善使用電腦,其他委員平日也忙於自己的工作,一些住戶先自發建起網路家族網,在第一屆管委會時還涉及與建商公設點交問題,一些住戶與管委會相互不信任,曾在網站上相互攻訐,因此管委會對社區官網的建立不甚積極。
第二屆委員雖然解決公設點交問題,住戶與管委會之間情勢緩和許多,但是許多議題大家想法差異很大,想將家族網納入管委會管理有些困難,因此我提出官網管理的基本原則,才說服委員們接受,作法如下:
網路公佈欄由管理中心先張貼一般性公告, 再逐步加入每日管理中心工作報告。 討論版是住戶們尋求共識的地方,總幹事及秘書有其日常工作,並且很多,目前不包含問題回覆部分。大家可以在討論區留言討 論,委員們會查看議題,然後開會討論, 決議後張貼在公佈欄公告。這方式可能無法立即獲得回應,但是決對可以得到官方正式回應,先試行再改善。

另外,有些住戶常在家族網反映問題,希望能立即獲得管委會說明,不過這是不太可能,因為管委會是合議制,委員們是可以回覆一些問題,但不代表結論一定會那樣,還是必須以最後會議公告為準。如果在官網提出問題後,一直無法獲得明確回覆,那就參加開會當面提出討論,不然沒人會主動幫你解決問題,根據經驗,現場陳情效果較佳。


二、善用電子郵件
一般社區總幹事會發佈工作日誌給委員們了解社區大小事,說明工作狀況,有時委員們也會相互通信討論,這些信可以轉寄給幾位熟識的住戶知曉,這樣住戶們就知道許多事情的來龍去脈,當需要聲援時,馬上可以叫出一票人來,其實平時我們社區管委會開會,只有委員出席,住戶極少出席旁聽,我採取這樣做法,讓一些住戶幫我留意狀況,也私下提供意見參考。


三、相機採購
社區任何採購要實支實付,也就是要有發票或收據,報價單不能視為收據。雜項採購流程應該是開會討論預算再進行採購。某次開會主委提出相機採購,討論預算約五千元,某人提出他常去光華商場可以幫忙採購,個人對此無意見,但是他竟然採購 6990元相機,讓我很不高興,查過該款相機網路含稅報價確實為6990元,因此勉強同意。但是財報月結簽章時,發現他用報價單來核銷就太離譜了,有去過光華商場買過東西的人都知道,相同商品在不同店家購物都可以殺價,甚至有超過 10% 的價差,還可以開發票給你。所以我提出幾個選項給主委、財委選擇,否則不核銷:
1、提出發票收據來報帳
2、退 5% 稅款
3、直接在財報總表註記監委意見,相機採購無收據
4、財報監委不蓋章
最後是主委選擇自己出錢解決。

從這事件之後,像中元普渡給師父紅包這類沒收據的支出,也要求管委會要製作簽單表,給收到報酬的人簽名留電話,表示實際收到錢。其實有正式的發票或收據也比較好,因為東西故障時,在保固期內可以減免維修費用,這不能不考慮。


四、意見督導
社區採購標案,曾經發生主委指定廠商以及廠商投標資料欠缺補件等事件,雖然開會有表達反對立場,但是主委仗勢人多採用委員票決,來壓倒反對意見,無視制度規範,以為多數表決就可以破壞制度,可以把錯誤的做法改為自認合理作法,因此我結合前述電子郵件及官網住戶的力量,於下次會議反制,我以監委的立場提出,幾個方案給主委選擇:
一、接受糾正,重新公告決議。
二、不接受糾正,那會議紀錄就註明監委要求糾正事項,並列出不接受糾正委員姓名。
三、會議紀錄完全不提,那我就向住戶散發監委糾正文件。然後每次開會提出糾正,直到改善為止。

主委比較注重人際和諧,因廠商請託想給對方面子,而本人擔任監委一職就是要確保社區事務處理皆符合規約制度行事,對於未被規範的事情也秉持公平、公正、公開方式處理,因此很多事情做法,兩者有極大差異,但個人認為社區要長久良性發展,依循制度處理才是良策。當時雙方各持己見,場面火爆十足,幸好在場住戶也提供折衷辦法,給廠商機會但是扣分處理,才讓此事落幕。經過這樣事件後,也讓其他委員了解,一切要遵循規範行事,絕不會因我在管委會是少數,就可以被排擠孤立。


現代社會,集合式住宅越來越多,社區遭遇類似情形應該很多,常有跋扈主委擅權,或一些委員掌控管委會,一些住戶不想加入管委會,但又只有少數委員站在住戶立場時,這些經驗提供大家參考。

3 則留言:

  1. 版主您好:
    我最近因事故須與管委會討論賠償金額,
    但管委會表現態度無意與我進一步協調,
    不知道是否方便用悄悄話之類的功能向您進一步請教?

    感謝您。

    一肚子氣的弱勢住戶

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  2. 您好,

    因 Google Blogger 沒有提供悄悄話功能,想與我私下討論,可以留下 e-mail,不過最近很忙,只能簡短回覆。

    管委會受各縣市政府工務局管理,必要時可請教他們,一般調解不成,民事求償只有上法院解決。

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  3. 謝謝。
    我的信箱dothelab@yahoo.com.tw

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