公開招標(Public tender)

http://4rdp.blogspot.com/2011/06/blog-post_16.html

本人擔任社區管委會監察委員，所推動第一項措施，就是制定採購流程，為避免有委員收受回扣，致使社區住戶所付的管理費被少數人A走。因此訂定下列處理準則：
三千元以下由主任委員自行核定，
三千至八千要先向主委、副主委、監委、財委報價核准，
八千元至三萬元，要多家比價，
三萬元至三十萬元，須公告招標，
三十萬元以上，公開招標。

公開招標與公告招標的差異在公開招標的施行過程比較嚴謹，因為金額大，一點回扣就很多，比如社區保全與物業管理，我的社區一年就要四佰萬元，如果10%回扣就是四十萬元，這就是有許多社區主委大家搶著做的主要原因。

那公開招標如何防弊呢？最嚴謹的做法就是依據政府採購法施行，不過社區管理不是政府機關，管理委員會委員也不是公務員，儘量取其精神，讓這公開、公平、公正的制度，可以給廠商公平競爭的機會，也避免落人口實說，某某人收廠商回扣。

在此留個記錄，說明公開招標要點：(下列文件為我社區泳池招標為例，下載檔案需付費)

一、招標前準備
此時文書作業最多，剛開始推行這制度時，總幹事最反彈，太多文件要打字，還好有我老婆幫忙以及委員們的支持，建立範本後，其它招標案，只要小修日期及要項即可。須建立的文件有，招標公告、招標須知、公文封、社區標單、標單封套、證件封套、委託代理授權書、廠商資格審查表、廠商評選須知。

二、招標時評選
應有採購評選委員申明書、廠商評選表(序位法)、廠商評選結果統計表。

三、招標後議價與公告
準備議價紀錄表，合格廠商依總分排序，分數最高第一順位，廠商依順位議價，前一順位廠商議價不成時，才改換下一順位廠商。同一廠商分數高低分差太多時，有爭議可重新評分。雖然社區採合理標，但是也是會訂定一個底價，每個廠商有三次機會報價，只要報價低於底價就成交，前兩次由廠商自己出價，當前兩次未達底價時，第三次就問廠商是否願意以底價成交，如果OK 就成交，否則議價權就讓給下一順位廠商。最後將成交結果公告。

因為這套系統運作頗為繁複，上述文件視社區現況調整或省略施行，不過越大金額應越嚴謹。以我新住社區施行這公開招標後，先前機械停車場保養從每車每月 250 元，原廠竟降價到 100 元，當然還包含主委無人能及的殺價功力。^_^