2011年6月18日 星期六

公開招標(Public tender)

http://4rdp.blogspot.com/2011/06/blog-post_16.html

本人擔任社區管委會監察委員,所推動第一項措施,就是制定採購流程,為避免有委員收受回扣,致使社區住戶所付的管理費被少數人A走。因此訂定下列處理準則:
三千元以下由主任委員自行核定,
三千至八千要先向主委、副主委、監委、財委報價核准,
八千元至三萬元,要多家比價,
三萬元至三十萬元,須公告招標,
三十萬元以上,公開招標。

公開招標與公告招標的差異在公開招標的施行過程比較嚴謹,因為金額大,一點回扣就很多,比如社區保全與物業管理,我的社區—年就要四佰萬元,如果10%回扣就是四十萬元,這就是有許多社區主委大家搶著做的主要原因。

那公開招標如何防弊呢?最嚴謹的做法就是依據政府採購法施行,不過社區管理不是政府機關,管理委員會委員也不是公務員,儘量取其精神,讓這公開、公平、公正的制度,可以給廠商公平競爭的機會,也避免落人口實說,某某人收廠商回扣。

在此留個記錄,說明公開招標要點:(下列文件為我社區泳池招標為例,下載檔案需付費)

一、招標前準備
此時文書作業最多,剛開始推行這制度時,總幹事最反彈,太多文件要打字,還好有我老婆幫忙以及委員們的支持,建立範本後,其它招標案,只要小修日期及要項即可。須建立的文件有,招標公告招標須知公文封社區標單標單封套證件封套委託代理授權書廠商資格審查表廠商評選須知

二、招標時評選
應有採購評選委員申明書廠商評選表(序位法)廠商評選結果統計表

三、招標後議價與公告
準備議價紀錄表,合格廠商依總分排序,分數最高第一順位,廠商依順位議價,前一順位廠商議價不成時,才改換下一順位廠商。同一廠商分數高低分差太多時,有爭議可重新評分。雖然社區採合理標,但是也是會訂定一個底價,每個廠商有三次機會報價,只要報價低於底價就成交,前兩次由廠商自己出價,當前兩次未達底價時,第三次就問廠商是否願意以底價成交,如果OK 就成交,否則議價權就讓給下一順位廠商。最後將成交結果公告。

因為這套系統運作頗為繁複,上述文件視社區現況調整或省略施行,不過越大金額應越嚴謹。以我新住社區施行這公開招標後,先前機械停車場保養從每車每月 250 元,原廠竟降價到 100 元,當然還包含主委無人能及的殺價功力。^_^

3 則留言:

  1. 採政府採購法的精神辦理社區的採購案,非常符合公平正義,且如此作為必造福社區民眾。此舉非常有意義。
    採購案,有時不一定非得最低標方式採購,畢竟有時羊毛出在羊身上,壓低價格影響服務品質,廠商競標最怕低價搶標,事後卻提供差勁的服務態度。雖然有契約罰則,但基於服務品質,其實買家還是最不希望碰到這一塊。
    因此,如果採購時,兼得採用最有利標的方式,如此方能在最低與最佳的服務品質之中取得均衡。

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  2. 對於開標前作業的評審委員,通常由社區委員擔任,對於投標廠商與社區委員之間儘量利益迴避,但因社區不如政府採購如此嚴謹,也因為大家也沒有很有空,所以不易洞察,所以在書面提供給各社區委員時,最好可以明列評選的原則及利益迴避。但有無成效,端看社區自家人的道德。

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  3. 薛老師您好

    謝謝老師的意見,的確懂政府採購法的人不多,其實我也只懂點皮毛,只有像老師曾經處理過標案的人,才能體會公開招標的優點。

    現在社區採合理標,經過多家廠商投標,廠商簡報評選合格廠商後再比價,這樣的服務品質比較好,並且價格合理。

    評選委員素質,也是採購成功要素之一,所以有列委員申明書,盡量要求利益迴避。

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